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公司电子邮件书写典型

  

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  公司电子邮件书写规范 公司电子邮件书写规范 一、邮件文本及格式规范: 1、邮件内容: 一封完整的电子邮件内容包括:收件人邮件地址(抄送邮件地址) 、邮件主题、收件人 称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名、发件日期。有明显称呼、签名、日期的邮件,能 使查阅者一目了然。 2、收件人称呼: ? ? ? 如果收信人有职务,应按职务尊称对方,如“X 总” 、 “X 经理” ; 如果不清楚职务或无职务,则应按通常的“X 先生” 、 “X 小姐” 、 “X 女士” ; 如为群发邮件,多个收件人的情况下,可称呼“各位领导、同事! ”或“Dear all” 。 3、 问候语 ? ? 邮件开头可使用“你好” 、 “来函收悉”等问候语; Email 结尾可使用“祝顺利” 、 “Best Regards”等问候语;节日前夕可变更为相应的节 日祝福语。 4、邮件字体: ? ? 字体大小适宜,建议选用宋体字; 字体颜色为黑色,个别重点处可加黑、加大或显著的颜色。 5、邮件附件:如邮件中含有附件及附件数量,应在邮件内容中说明。 6、邮件格式:使用公司统一的 Logo 及信纸格式,如无信纸格式,则不使用信纸。 7、个人签名: ? ? 个人签名档需包含内容:姓名、所在部门/岗位、联系方式(电话分机、传真、Email) ; 如工作需要需和外部联系,还可增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站及个人手机 号、QQ、MSN 号码等。 例如:XXX 信息系统集成部/高级工程师 (XXXX 分公司) 1 公司电子邮件书写规范 地址:成都市高新西区西芯大道 X 号,邮编:611731 电话-XXXX 手机:XXXXXXXXXXXX 电子邮箱:二、邮件语言文字规范: 1、语言表述清楚、简练,不能有歧义。 2、规范用语,尽量少用口头用语,不用俚语。 3、段落分明、清晰。 4、用语忌言辞激烈及过分表露个人情绪。 三、邮件发送规范: 1、邮件主题必须明确清楚、文字尽量简练,让收件人了解邮件主要内容,不能有歧义。 2、邮件发送: ? ? 邮件内容需要注意保密性, 明确收件人的范围, 不遗漏需要发送的人, 不发给无关人员。 明确主送人和抄送人,避免两者混淆不分。主送人为必须知悉该邮件内容的当事人,抄 送人为有必要了解该邮件内容人员。 主送人需要受理并回复邮件所涉及的主要问题; 抄 送人需要知道邮件内容, 可根据情况回复。 主送和抄送的各收件人可遵循一定得规则排 列,例如按部门排列或按职务排列。 ? ? ? 慎重考虑邮件发送人员,重要和必须了解的信息,抄送上级领导或横向部门领导。 转发邮件时,要注意内容保密性,检查原邮件内容,确定需要引用的内容。 邮件发送前,检查一遍,确认无误后发送。 传线、邮件群发: ? ? 邮件群发只适合于全员公告、通知等事项,除此类邮件外不群发。 回复群发邮件时,只需回复给发件人或少数几人,不要群发回复。 四、其他注意事项: 1、邮箱可设置成自动回复状态 在登录邮箱后,在邮件管理中进行设置。回复内容例如: “您好: 您的邮件已收到,我会在第一时间处理及回复。谢谢! ” 2 公司电子邮件书写规范 2、工作时间勿发与工作内容无关的邮件。 3、重要紧急事项,发送邮件后需用电话等方式确认邮件是否收到。 4、需要归档的邮件及时归档留存;无保留价值的邮件阅后及时删除,避免占用空间。 3

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本站文章于2019-10-10 09:45,互联网采集,如有侵权请发邮件联系我们,我们在第一时间删除。 转载请注明:公司电子邮件书写典型

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